Kurumlar, Kontrol Ortamının Güvenilirliği Kadar Güvendeler

Kurumlarda, yasal düzenlemelerden kaynaklanan zorunlulukların da itici etkisi ile iç kontrol konusuna azımsanmayacak ölçüde vakit ayrılmaktadır. İç kontrol sisteminin güçlendirilmesine yönelik olarak, farklı seviyelerde farklı veya benzer yöntemler kullanılarak gerçekleştirilmiş birçok çalışma bulunmakla birlikte, iç kontrolün gerekliliklerini tam olarak sağlayabilen yapıların oluşturulabildiğini maalesef henüz söylemek mümkün değildir. Yasal mevzuata uyum sağlamak ve operasyonel faaliyetleri güvence altına almak gibi amaçlarla şüphesiz her kurumda halihazırda uygulanmakta olan kontroller mevcuttur. Ancak iç kontrol, salt kontrollerden ziyade bütüncül bir yapıyı, sistematik kontroller bütününü gerektirmektedir.

COSO tarafından önerilen iç kontrol modelinin beş bileşeni bulunmaktadır; kontrol ortamı, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi-iletişim ve izleme. Söz konusu bileşenler kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma gayesi için makul derecede güvence sağlamayı destekleyen bütüncül yapılardır. Her bir bileşen birbiri ile bütünleşecek ve birbirini destekleyecek şekilde kurumsal karar ve işlemler içine yerleştirilmeli; kuruma ve kurumdan hizmet alanlara değer katacak bir yönetim sistemi tasarımı için; bileşenlerin bağlantıları uygun şekilde kurulmalıdır.

Kurumlarda yapılan çalışmalar daha ziyade, iş süreçleri, yönergeler, talimatlar, kontrol testleri gibi dokümante edilebilir uygulamalar şeklinde yürütülmektedir. Söz konusu çalışmalar iç kontrol sisteminin gereklilikleri olmakla birlikte, içselleştirilebilir uygulamalarla desteklenmemeleri halinde işlevsel hale gelememektedirler. Bu kapsamda yürütülen faaliyetlerin çok ciddi emek ve zaman maliyeti olduğu düşünüldüğünde, iç kontrolün özellikle de kontrol ortamı bileşenin doğru anlaşılması gerekliliğinin önemi ortaya çıkmaktadır. İç kontrole yönelik yapılacak tüm çalışmalar için ihtiyaç duyulan alt yapı, kontrol ortamı bileşeni şartlarının doğru anlaşılması ve doğru uygulanması ile büyük ölçüde oluşturulabilecektir.

Etkin bir kontrol ortamının oluşturulmasında önemli role sahip faktörleri aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür.

• Dürüstlük ve Etik Değerler,
• Yönetim Felsefesi,
• Organizasyon Yapısı,
• Yetki ve Sorumlulukların Dağılımı,
• Yetkin ve Vasıflı Çalışanlar

Bu faktörlerin açıklanması konunun anlaşılması bakımından faydalı olacaktır.

Dürüstlük ve Etik Değerler

Etik değerler, çalışanların davranışlarını belirlemekte, dürüstlük ise, kurum eylemlerinin tüm aşamalarında etik davranışlar için ön koşul olmaktadır. Yönetimin sorumluluğu, ahlaki değerleri oluşturmak ve iletmek iken, dürüstlük konusunda örnek davranış göstermek herkesin sorumluluğundadır. Dolayısıyla, üst yönetim tarafından, çalışanlardan beklenen davranışlar kendilerine açıklamalı, aynı zamanda bu davranışlara uygun şekilde hareket edilmesinin yönetim için öncellikli olduğu ve sürekli izlendiği gösterilmelidir.

Kurumlarda etik bir iklim için önemli gereklilikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Değer esaslı liderliği kullanma,
• Çalışanlara örnek olma,
• Beklenen etik davranışlarını açıkça ortaya koyma,
• Etik davranışla ilgili destekleme, koçluk ve geri bildirim sağlama,
• Kurumsal değerleri destekleyen davranışları ödüllendirme ve takdir etme,

Etik davranışlara uygun bir kurum kültürünün oluşturulması için bireysel performans sisteminin doğru kurulması da önemli bir katkı sağlayacaktır.

Yönetim Felsefesi

Kuruma en uygun yönetim felsefenin belirlenmesi ve uygulanması, kurumsal faaliyetlerin etkin olarak gerçekleştirilmesi açısından önem taşımaktadır.

Yönetimin performans temelli yönetim anlayışını benimsemesi, risklere karşı uygun davranışlar sergilemesi, yönetim bilgi sistemlerine, iç denetime, personel işlemlerine ve izlemeye karşı pozitif ve destekleyici davranışlarda bulunması sistem üzerinde olumlu etki yaratmaktadır. Çünkü kurumda doğru felsefenin uygulanması, etik değerlere de yansımakta ve çalışanları pozitif şekilde etkilemektedir.

Yönetim felsefesinin hayata geçirilmesi ve sürdürülebilir olması için üst yönetimin desteği olmazsa olmazdır. Üst yönetim desteği sağlanmadan etkin bir iç kontrol sisteminin tesisi mümkün değildir. Eğer üst yönetim, iç kontrolün önemine inanır ve yönetim felsefesini bu perspektif ile oluşturur ve duyurursa kurumdaki diğer kişiler bu karara uyacak ve oluşturulan sistemi bilinçli bir şekilde gözlemleyerek karşılık verecektir.

Organizasyon Yapısı

Organizasyon yapılandırma sürecini genel olarak; kurumun amaçlarına ulaşılabilmesi için, yapılacak işlerin tanımlanması ve gruplandırılması; işleri yerine getirecek kişilerin, görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi ve atanması, verimli ve etkin bir faaliyet ortamı oluşturabilmek için gerekli fiziki şartların hazırlanmasını kapsayan çalışmalar bütünü olarak ifade etmek mümkündür.

Söz konusu yapılandırma sürecinin aşamaları; kurumun misyon ve vizyonu doğrultusunda gerçekleştirilen ve gerçekleştirilmesine ihtiyaç duyulan faaliyetlerin belirlenmesi, faaliyetlere ilişkin iş bölümünün yapılması ve bu iş bölümü içinde yer alacak fonksiyonların belirlenmesi, fonksiyonlar arası yetki ve iş ilişkilerinin belirlenmesi, temel koordinasyon yönteminin ve koordinasyon organlarının belirlenmesi, son olarak bu yapının organizasyon şeması üzerinde gösterilmesi olarak özetlenebilir.

Organizasyon yapısının doğru bir şekilde tasarlanması, kurumların amaçlarını gerçekleştirebilmesinde önemli bir rol oynar. İyi oluşturulmuş bir kurumsal yapı, kurum içerisinde bilgi akışını kolaylaştırarak, yöneticilerin karar almada ihtiyaç duydukları bilgileri daha kolay elde etmelerini sağlamaktadır.

Yetki ve Sorumluluk Dağılımı

Yetki ve sorumluluk dağılımı, organizasyonun amaç ve hedeflerini başarabilmesi için çalışanlara uygun bir şekilde yetki ve sorumlulukların verilmesini içerir.

Yetki ve sorumlulukların dağılımında iş analizin yapılması ve buna göre görev tanımlarının oluşturulması ve uygulanması önem taşınmaktadır.

İş analizleri ile;

• İşlerin yerine getirilmesinde, işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi düzeyi, sorumluluk, nitelik ve yeteneklerine dair bilgi sağlanmakta,
• İşlerin eksiksiz olarak yapılmasını tarif eden sistematik bilgiler toplanmakta,
• İşlerin tam yapılabilmesi için standartlar belirlenmekte,
• Eğitim eksikliğinden kaynaklanan problemlerin olup olmadığı tespit edilmektedir.

İş analizi yapıldıktan sonra, yukarıdan aşağıya doğru bir yaklaşımla, görevler, sorumluluklar, gerekli olan nitelikler ve işlemlerin raporlama ilişkileri yazılı hale getirilerek gerek birim bazında gerekse görevli bazında görev tanımları oluşturulmalı ve görevlerin yürütülmesinden sorumlu kişilere bildirilmelidir.

Görev tanımları, görev ve sorumluluklarının personele dağıtılmasının ötesinde bir anlam taşımakta olup, özellikle personel gelişim planları ve performansa dayalı bir sistemin oluşturulmasında, insan kaynakları yönetimi için kilit öneme sahiptir.

Görev tanımları ayrıca, doğru kişinin görevle eşleşmesi ve bu görev için kurumda en iyi adayın seçilmesine de katkıda bulunmaktadır. Çalışanlar kendilerinden beklenenlerin ve gerekliliklerin ne olduğunu daha fazla anladıkça, kurumsal amaçlara sağladıkları katkı da artacaktır.

Yetkin ve Vasıflı Çalışanlar

Bir kurumun başarısı, faaliyetleri gerçekleştiren çalışanlarla doğrudan ilgilidir. Kurumda etkin işleyen bir sistem için personelin görev ve sorumluluklarını yerine getirebilecek uzmanlığa sahip olması, amaç ve hedefler doğrultusunda belirlenen politikaları anlaması çok önemlidir. Bu nedenle, işin yapılabilmesi için gerekli nitelikler ile işi gören personelin yeterliliklerinin örtüşmesi gerekmektedir. İşin gerektirdiği niteliklere sahip olmayan personel sayısının artması o organizasyonda kontrol ortamının bozulduğunu gösterir. Görevlerin nasıl yerine getirileceği, yönetimin stratejileri, planları ve hedefleri kapsamında belirlenecek bir yönetim kararıdır. Yetkinlik ise belirlenen görevleri başarmak için ihtiyaç duyulan bilgi ve beceriyi ifade etmektedir.

İç kontrolün, beş bileşeninin uygulanması konusunda herhangi bir öncelik sıralaması olmamakla birlikte, gerekli güvenceyi sağlayan kuvvetli bir kontrol ortamı; risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenlerin faydasını ve güvenilirliğini artıracaktır. Kontrol ortamı gerekliliklerinin beklenilen şekilde oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla; risk değerlendirme çalışmalarında etik ile ilgili riskleri de dikkate almak, bilgi ve iletişim sistemi tasarlanırken kurum felsefesi ve organizasyon yapısına uygun kararlar almak gibi; diğer bileşenlere yönelik yapılacak çalışmalar içerisinde kontrol ortamı gerekliliklerinin sağlanıp sağlanmadığı ya da desteklenip desteklenmediğinin değerlendirilmesi iç kontrol sisteminin güçlendirilmesine katkı sağlayacaktır.