Yazılar

Tüm Yerel Yönetim Liderlerinin, seçildikleri bölgeler için beş yıl içerisinde gerçekleştirmeyi öngördükleri net bir planı var. Şimdi sadece uygulamaya almaları gerekiyor ve bu işin kolay kısmı değil mi? Kesinlikle hayır. Aslında bu işin en zor kısmı. Büyük vizyon ifadelerini ve vaatleri, hizmet alanlar nezdinde gerçek faydalara dönüştürmek için doğru stratejiler ortaya koymak, iyi planlar yapmak, planları uygulamaya almak ve uygulamaları titizlikle takip etmek için çok çalışmak gerekiyor.

Yerel Yönetimlerde, yönetimi devralacak tüm Belediye Başkanlarını ve Yönetim Ekiplerini zorlu bir süreç bekliyor. Bu zorlu devralma sürecinin nasıl yönetildiği, şüphesiz önümüzdeki beş yıllık dönemde başarının en büyük belirleyicisi olacak. Yerel Yönetim Liderleri ve Yönetim ekipleri için bu süreçte kritik olduğunu düşündüğüm üç temel hususu aşağıda paylaşıyor olacağım.


  1. Devralınan Yönetim Yapısını Tanımak:

Belediye Başkanlarımızın öncelikle, Belediyelerinin iç kontrol sistemi hakkında bir brifing almaları faydalı olacaktır. Bu brifing ile genel olarak, görev dağılımı, tabi olunan mevzuat, iş süreçleri, faaliyetler, devam eden işler, taahhütler vb. konusunda hızlı bir bilgi sahibi olmalarını sağlayacaktır. Bu kapsamda göreve başlar başlamaz aşağıdaki bilgi ve belgeleri talep etmeleri, incelemeleri ve gerek duydukları konularda ilgili birimden ya da personelden detaylı bilgi almaları; kurum kültürü, mevcut durum, acil iyileştirilmesi gereken alanlar, en yüksek memnuniyet ve başarı sağlayan faaliyetler hakkında genel bir bilgi edinmelerini sağlayacaktır. Değişim sağlanacak yapının üzerine oturacağı temelin tanınması, yeni yönetim döneminin başarısı için kritik önemdedir.

  • Stratejik Plan
  • Faaliyet Raporları
  • Organizasyon Yapısı ve Görev Tanımları
  • Belediyenin Ana Süreçleri ve Süreçleri
  • Belediyenin Süreç ve Birim Bazlı Risk Haritaları
  • Risk Eylem Planı ve Risk Eylem Planı Gerçekleşme Raporları
  • Vatandaş ve Çalışan Memnuniyet Anketi Raporları

Bu dokümanların Belediye Başkanına sunulamaması durumunda, yapılacaklar işler listesinin birinci sırasında bu bilgilerin hızlı bir şekilde edinilmesine yer verilmelidir. Yapıyı tanımadan, kervan yolda düzelir düşüncesi ile atılacak her adım, kısa vadede hızlı bir çözümmüş gibi görünse de orta vadede verimsizliklerle sonuçlanacaktır.

 


  1. Yönetim Yapısını Şekillendirmek

Yönetimin değişmesi hiçbir örgüt yapısında, sil baştan başlamak anlamına gelmemekte, bir anlamda mevcut durumun yeni liderin vizyonu ile evrilmesi ve ileriye taşınmasını ifade etmektedir. Lider en üst noktasında bulunduğu yönetim alanından etkilenir ve yönetim alanını etkiler. Ancak, liderin yönetim alanını etkilemesi, liderin yönetim alanından etkilemesinden çok daha yavaş olacaktır. En iyi liderlerin bile, iyi bir yönetim alanı üzerinde çalışmadıkça, yeteneklerinin altında performans göstermesi kaçınılmazdır. Ancak mevcut yönetim alanını tanımadan değişim yönünde atılacak her hamlenin doğruluğuna şüphe ile yaklaşmak gerekir. Belediye Başkanına yukarıda sayılan belgeler sunulabildiyse, doğru kararlar vermek kolaylaşacaktır. Eğer sunulamadıysa, en kısa sürede aşağıdaki bilgilerin temin edilmesi ve değişim kararlarının bu bilgilere göre şekillendirilmesi faydalı olacaktır.

  • Belediyenin Ana Süreçleri ve Süreçleri
    • Bu bilgi, iki hafta gibi kısa bir sürede hazırlanarak temin edilebilecek bir bilgidir.
  • Süreçlerden Sorumlu Birimler/Kişiler
    • Atama ve yer değiştirmelerin süreç gerekliliklerine göre yapılması ve koordinasyon noktalarının yine süreçler üzerinden tasarlanması önemlidir.
  • Süreçlerin Kritik Önemdeki Riskleri
    • Süreç seviyesinde en kritik on adet risk ile bu risklerin sebep olabileceği etkiler, riskleri yönetmeye ilişkin olarak mevcut durumda uygulanan faaliyetler, riskleri iyileştirmek için öngörülen eylemler hızlı bir şekilde tanımlanmalı ve bir rapor haline getirilmelidir.

 


  1. Belediyenin 5 Yıllık Stratejik Planının Hazırlanması

Stratejik planlama, Yerel Yönetimler ve Belediye Başkanları için beş yılık yönetim döneminin en önemli yönetim aracı olarak görülmelidir. Stratejik planın, planlama ve uygulama başarısı tüm Yerel Yönetimlerin başarısının belirleyicisi olacaktır. Bu nedenle, stratejik plan hazırlık sürecinde dikkat edilmesi gereken önemli hususları da özet olarak, maddeler halinde ele alalım:

  • Sağlam bir plan oluşturmada ilk adım, iletişim hatlarını açmaktır. Yöneticiler, yönetim organları, çalışanlar ve vatandaş mutlaka bu iletişim hatlarına eklenmelidir. Planın doğru alanlara odaklandığından emin olmak için planın hazırlık aşaması başından sonuna kadar, Başkan tarafından takip edilmeli ve Başkan çalışmalara bizzat dahil olmalıdır. Stratejik planlanın hazırlık sürecinde tüm taraflar aynı gemide ve aynı vizyonda olmazsa, en iyi stratejiler bile büyük olasılıkla başarısızlığa mahkum olacaktır.
  • Şehriniz veya ilçeniz için neler yaptığınızı gösteren açık ve anlaşılabilir bir misyon oluşturulmalıdır. Misyon ifadesi, çoğu kurum için sıradan bir tanım gibi görünse de kurumu odakta tutacak temel yapı taşıdır. Misyon, belediyenizin şimdi olduğu ve gelecekte olmak istediği durumun bir karışımı olmalıdır. Stratejik planda yer alan her şey mutlaka misyon ifadesine bağlanır. Bu nedenle misyon stratejik planın başlangıç noktasıdır.
  • Hem iç hem de dış paydaşları ortak bir hedefe yönlendirecek, Liderin gelecek hedefini en iyi şekilde tanımlayacak güçlü bir vizyon oluşturulmalıdır. Vizyon ifadesi üzerinde çalışırken, önümüzdeki 3-5 yıl içinde nereye ulaşılmak istendiği ile ilgili görece kolay hedefleri ve 15-20 yıl içerisinde nereye ulaşılmak istendiği ile ilgili cüretkar hedefleri belirlemek ve bunlardan bir liste oluşturmak pratik bir yol olacaktır. Oluşturulan liste içerisinden Belediye için güçlü bir vizyon ifadesi oluşturulmalıdır. Vizyon oluşturma sürecinde yine tüm iletişim hatlarının görüşü ve kabulü önemlidir.
  • En iyi stratejik planlar, en güçlü olunan ve en zayıf olunan alanlar ile fırsatları ve tehditleri bir arada doğru şekilde ele alanlardır. Bu nedenle gerçekçi bir GZFT analizi yapılması, iyi bir stratejik planın temelini oluşturacak ve sonraki aşamalar için de yol gösterici olacaktır. GZFT stratejileri mutlaka plan hazırlama aşamasına dahil edilmelidir.
  • Amaç ve hedeflerin belirlenmesi aşaması, stratejik planının tasarım aşamasıdır. Başkanların, seçildikleri bölgeler için beş yıl içerisinde gerçekleştirmeyi öngördükleri planları, amaç ve hedefler ile somut hale gelecektir. Amaç ve hedefler vizyona ulaşmak için hazırlanan rotadır. Misyona ve vizyona ulaşmaya odaklanmayı sağlayacak, 5 ila 7 arasındaki stratejik öncelik, amaçlar olacaktır. Amaçlar, vizyonunuz gibi güçlü ve kapsayıcı olmalıdır. Hedefler ise güçlü ve kapsayıcı amaçların uygulamaya alınmasını ve uygulamanın takip edilmesini sağlayacak somut ifadeler olacaktır. Bu aşamada amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesini olumsuz etkileyebilecek riskler de tespit edilmeli, bu risklere yönelik stratejiler belirlenerek plana dahil edilmelidir. Amaç ve hedeflere yönelik kritik risk göstergeleri oluşturularak, plan dönemi süresince izlenmelidir.
  • Belirlenen hedeflerin, başarılı şekilde uygulamaya alınması ve beş yıllık süre boyunca takibi için temel gerekliliklerden biri, sorumlulukların isabetli bir şekilde tespit edilmesi ve başarı düzeylerini izleyecek performans göstergelerinin belirlenmesidir. Uygun zaman aralıkları ile belirlenen performans göstergeleri ile sorumlu yöneticilerden bilgilendirme alınmalı ve planın uygulama başarısı şansa bırakılmamalıdır.
  • Stratejik planın, tüm taraflarca bilinmesini ve şeffaf bir şekilde izlenmesini sağlamak, kurum çalışanları, hizmetten yararlanan vatandaş ve kamuoyu tarafından planın sahiplenilmesini sağlamak ile birlikte, ilgili taraflarla Başkan arasında güçlü bir bağ ve güven ortamının oluşmasına da zemin hazırlayacaktır. Bu aşamada, stratejik planın iletişim ve tanıtım planın da doğru şekilde tasarlanması önemlidir.
  • Stratejik planlama için son ve en önemli husus; stratejik planların rafa kalkmasını önlemek olacaktır. Bu kritik husus için Belediye Başkanının iradesi ve gözetimi son derece önemlidir.

Belde Belediyeleri ile birlikte sayıları 1397 ’ye varan yerel yönetim kuruluşunda etkili yönetim araçlarının sahiplenilmesi ve uygulamaya alınması ülkemiz nezdinde önemli kazanımlar sağlayacaktır. Doğru başlangıç, doğru yolun; doğru yol, başarının, memnuniyetin ve kalkınmanın kapısını açan anahtar olacaktır.

Yeni yönetim döneminde, tüm Yerel Yönetim Liderlerine ve ekiplerine başarılar diliyorum.

 

İlknur TUNÇ, MBA, CICP / ICI Türkiye Başkan Yardımcısı

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.